手軽に利用できるアーノルドパーマータイムレス

社内文書とは、社内（総務部と営業部、本社と工場といった部門間および上司と部下のようなライン上）の意思の疎通をスムーズに運ぶための“内輪の文書”です。
社交儀礼文や社外文書のように“お客様”に宛てる性格のものではないので、様式も文面作成上の心得も、前者とはかなり違ってきます。
会社の仕事は、命令と報告のくり返しで遂行されます。
しかも、「文書主義の原則」が徹底されます。
文書を提出することで一つの仕事が創造され、文書を提出することでその仕事は完了します。
役員や管理職など“決定権者”の立場から見れば、文書を受け取ることで始まり、受け取ることで終了するわけです。
各部門間のコミュニケーションを円滑にするための社内文書の往復は、上司と部下の間にやり取りされるケース以上に、ひんぱんではないでしょうか。
命令と報告のみならず、社内で遂行される仕事に対する調整連絡の手段としても、社内文書は大切な役割を果たしているのです。
例えば、工場でどんな製品が、どれだけの量つくられているかも知らずに営業はできませんし、反対に、どの製品にどれだけの需要があるのかわからずに生産を続けるわけにはいきません。
お互いの“現場”の状況を克明に記した社内文書のやり取りが重要になってくるのです。
では、社外文書と社内文書は、どう違うのでしょうか。
ひとことで言うと、社内文書には儀礼や社交辞令などの修飾が、まったく不用という点です。
正確な情報だけ盛り込まれていればよいわけで、徹底して能率本位実質本位なのです。
書き方の心得は、以下のようなものです。
頭語、季節のあいさつといった前文は一切省きます。
結語は「以上」でしめくくります。
文体は「ですます体」が原則。
名詞体言止めが望ましい。
「総務部に提出のこと」「20日に開催の予定」のようにします。
内容がひと目でわかるように「個条書き」にします。
また、「連絡会議開催の件」「中間管理職研修会について」「省エネ実施状況調査のお願い」といったタイトルは、必ず付けなくてはいけません。
文章は可能な限り少なく、できるだけ表図を使い、相手が短時間で楽に理解できるような気配りが要求されます。
なるべく、用紙は帳票化し、○×式を加えておくようにします。
りん議書はほかの国では見られない種類の文書です。
新しい仕事を提案したり、従来の仕事のやり方や社内の慣習の改善策を提案し、決裁を仰ぐため上司に提出する文書です。
昔ながら“お上にお伺いをたてる”ための制度ですから、近代経営にはもうそぐわない“時代モノ”と否定する意見も確かにありますが、職場の活性化にかなりの効果を上げてきた“業績”は、これまた、否定できないのが事実です。
生来のクチベタもいれば、“立て板に水”の雄弁家もいるのが会社。
ハッタリ、という言葉がありますが、これがない性格のため、言葉では意見を伝えきらない人がいます。
逆に、少々あやふやな内容の話でも、押し出しの強さで何やら納得させてしまう能力を持っている人もいます。
後者は、社外に出て売りまくるセールスマンには最適かも知れませんが、社内の意思決定のために、正確な意見情報を提供する人間としては不適任ではないかと思いますが、どうでしょうか？文書の場合は、ハッタリもごまかしもききません。
そこに書かれている事実のみで、判断されます。
クチベタの社員の中で、表面に出しきれず埋もれていた斬新なアイデアや新鮮な意見が日の目を見るチャンスでもあるわけです。
りん議書を作成するための心得には、次のようなものがあります。
提出者の“ヤル気”を問われる文書ともいえるのですから、しっかり守ってほしいものです。
決裁を期待する内容を、簡潔に具体的に書きます。
目的を明確にします。
意見が取り上げられ、実施された場合の「効果」を予想しておきます。
主張を裏付ける資料を、できるだけ多く添えて提出します。
現状をしっかり把握しておくことが、何より大切です。
セールス部の増車について首題について、下記のとおり申請いたしますので、認願います。
決裁事項セールス部にバイクを10台増車したい。
目的機動力不足の解消により1日当たりのセールズ量の増大と範囲の拡大を果たし、売り上げ増を達成したい。
効果＞①増車により、セールスマン１人にバイク１台体制が実現し、空き待ちをする人間がいなくなり、能率的なセールス活動ができるようになる。
②その結果、空き待ちの人間がノルマを達成するためにやむを得ず認めていた残業の必要が無くなり、残業手当ての支出が少なくなる。
添付資料＞①１ヵ月のセールス結果一覧表②残業手当て支払い状況下記のとおリ、感謝状の贈呈を行いたいと思いますので、よろしくお願いいたします。
贈呈先＞○○株式会社。
文案別紙のとおり。
理由＞同社は、当社の販売拡張３ヵ月キャンペーンの遂行に当たり、その趣旨をよく理解し、率先して動いてくれました。
お蔭で他の関連会社、特約代理店の積極的な協力を得ることができ、当初の目標をかなり上回る売り上げが達成されました。
その功績に対して、感謝の意を表したい。
参考＞同社は、従来から業界の基準をかなり下回る手数料で、当社の拡販部門のエージェントを務めてくれている。
「会議の多い会社は、発展が望めない」などのワルクチも聞かれますが、現実には、会社の仕事と会議を切って離すことはできません。
会社という組織が、チームプレーで運営される以上、当然のことではないでしょうか。
要は、使われた時間を最大限に生かした、実のある結論を引き出せればよいわけですが、内容がいかに濃くても、参加メンバーによって認識の違いがあったりしては意味がありません。
「そんなこと、いつ決まったんだ？」「20日だって？15日の間違いだろう」――このように、記憶そのものがマチマチなどということもあり得ます。
人間の記憶は、かなりいい加減なものです。
特に、むずかしい話題や興味の薄い事項に関しては……。
そこで「議事録」が、大きな役割を発揮することになります。
重要な証拠書類になるのです。
要領よくまとめられた議事録は、「これが目に入らぬか？」の威力を見せます。
議事録の書き方は、次のとおりです。
議題、日時、場所、出席者の顔ぶれ（氏名、肩書き）を明確にします。
議事の中途から出席したとか、途中で退席したとか（時刻も詳しく）のみの動きを克明に書いておきます。
決定事項は、決まった順番に、正確に個条書きにします。
話し合いの経過も書いておきます。
フリースペースを設けておき、出席者の発言内容をメモしておくのもよいでしょう。
会議連絡書の書き方は、次のとおりです。
用件、日時、場所を個条書きで明記します。
資料など、出席者が用意すべきものを明示しておきます。
出席者の顔ぶれを明らかにしておきます。
また、依頼書は、社外のみに発行される文書ではありません。
会社の業務は、各部門の共同作業で遂行されるのですから、必要な協力を要請し合うための依頼書は、欠かせません。
特に、資料依頼書は、各部門がそれぞれ専門的に収集した情報を提供してもらい、業務に役立てるために、社内でひんぱんにやり取りされる文書です。
書き方は、社外文書の依頼状と基本的には同じです。
心得としては、同じ社内の人間に出すとはいえ、多忙な相手にお願いするのですから、社外文書と同じように、礼を尽くす態度で書きたいものです。
注意点は、次のとおりです。

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